Gestionnaire au bureau des inscriptions

Missions du poste

• Accueil et information des usagers (étudiants, enseignants, personnels de l’université…)
• Accueil téléphonique, gestion du courrier postal et électronique
• Réception et traitement du courrier interne et externe
• Inscription administrative des étudiants

Activités principales

• Contrôle des pièces justificatives originales
• Validation des pièces justificatives numérisées par les étudiants au regard des pièces justificatives originales présentées (Formulaires d’admission, Formulaire d’équivalence, Fiche de transfert «arrivée»)
• Contrôle des éléments saisis par les étudiants lors de la phase d’inscription administrative en ligne
• Saisie des inscriptions administratives dans l’application Pégase en contrôlant l’autorisation d’inscription (admission, paiement des années antérieures en règle…)
• Remise des certificats de scolarité (situation particulières, panne applications scolarité, etc)
• Remise des cartes étudiants
• Délivrance d’attestations d’inscription
• Contrôle a posteriori de la saisie des inscriptions administratives dans Pégase, notamment pour la remontée SISE
• Relance des étudiants en attente de paiement
• Gestion des demandes de transferts «départ» : vérification des dossiers des étudiants et envoi de leur dossier universitaire à l’établissement d’accueil
• Mise à jour des formulaires et notices administratives relatives aux procédures administratives du bureau
• Participation à l’écriture des procédures administratives
• Participation à la préparation et à l’organisation de la campagne d’inscription administrative (forte activité de juillet à septembre)
• Participation à la formation et à l’encadrement des vacataires (15 en juillet, 34 en septembre et 5 en octobre)
• Répondre aux demandes d’information et aux questions posées par les étudiants, notamment via l’application de messagerie «Assistance étudiants»
• Classement et archivage des différents dossiers d’inscription
• Activités diverses: participation à des projets de service, polyvalence au sein de la scolarité centrale si besoin.

Contrainte spécifique: fort accroissement d’activité en période d’inscription de juillet à décembre

Compétences

• Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’université
• Connaître les règles de scolarité
• Maîtriser les logiciels informatiques (Word, Excel,)
• Savoir travailler en équipe, informer et rendre compte
• Avoir le sens de l'accueil
• Être rigoureux et méthodique